Prozesse on the RoadVeranstaltungsbericht

Ein Sofa steht auf einer Straße. — Diskussionsaustausch rund um das Thema Prozesse

Am 22. November 2023 fand die Veranstaltung „Prozesse on the Road“ des Qualitätsmanagements in der Zentrale der HSPV NRW in Gelsenkirchen statt

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Zum ersten Mal lud das QM-Team des Dezernats 14.1 am 22. November 2023 zu einem Diskussionsaustausch rund um das Thema Prozessmanagement an der HSPV NRW ein. Das Ziel der Veranstaltung bestand darin, gemeinsam mit den Teilnehmenden den Blick auf das Prozessmanagementsystem an der HSPV NRW zu richten, das sich derzeit im Aufbau befindet.

Das Format stieß auf reges Interesse bei Vertreterinnen und Vertretern unterschiedlicher Organisationseinheiten der Zentralverwaltung, der Studienorte sowie der Fachbereiche. Sie alle folgten den Beiträgen der Referentinnen und Referenten, die auf der Grundlage umfassender Expertisen und Praxiserfahrungen unterschiedliche Blickwinkel auf das Thema Prozessmanagement skizzierten.

Um möglichst vielen interessierten Hochschulangehörigen eine niederschwellige Teilnahme zu ermöglichen, wurde die Fachveranstaltung in einem Hybridformat durchgeführt. So konnten Kerstin Reinhard, Dr. Dorothea Rexroth und Dr. Sascha Kopczynski einen Teil der insgesamt rund 55 Interessierten zur Präsenzveranstaltung im Senatssaal in der HSPV-Zentrale begrüßen. Für einen atmosphärischen Rahmen während des Austauschs zwischen den Teilnehmenden sorgte hierbei ein „Podiumsarrangement“, das aus einer Couch und Sesseln bestand.

Die digitale Zuschaltung via Zoom ermöglichte denjenigen, die nicht vor Ort sein konnten, die virtuelle Teilnahme an der Veranstaltung sowie eine Beteiligung an der rege und konstruktiv geführten Diskussion per Live-Chat. Der Themenaustausch machte deutlich, dass Prozessmanagement einhellig als ein wichtiges Instrument zur Qualitätssicherung und -entwicklung an der HSPV NRW betrachtet wird.

Als besondere Stärken des Prozessmanagement-Ansatzes der Hochschule werden von den Referentinnen und Referenten der Service-Gedanke, das Prinzip des dialogorientierten und kollegialen Miteinanders bei der Prozessaufnahme und -optimierung sowie die Orientierung an Bedarfen und Zielsetzungen der betreffenden Organisationseinheiten wahrgenommen.

Vielen Teilnehmenden lag das „Wissensmanagement“ als wesentlicher Aspekt und als konkreter Nutzen des Prozessmanagements am Herzen. Hierfür konnte das an der HSPV NRW zur Verfügung stehende BIC-Prozessportal als das richtige Werkzeug vorgestellt werden.

Aus Sicht des QM-Teams brachte die Veranstaltung ein hochschulweit erkennbares Interesse am Thema Prozessmanagement und Qualitätsentwicklung zum Ausdruck. Auf dieser Grundlage wird auch im Jahr 2024 die weitere Entwicklung des Prozessmanagement-Systems fortgesetzt und somit der Weg für eine kontinuierliche Verbesserung des gemeinsamen Qualitätsverständnisses geebnet.

Vorträge

Nach der Eröffnung der Veranstaltung durch Dr. Sascha Kopczynski vermittelten Kerstin Reinhard und Dr. Dorothea Rexroth in ihren Beiträgen einen Überblick über den aktuellen Stand und die Perspektiven des Prozessmanagements an der HSPV NRW. Hierbei wurde zur Einführung in das Thema die Bedeutung des Prozessmanagements für die Qualitätsentwicklung auf strategischer und operativer Ebene erläutert. Anschließend wurde das BIC-Prozessportal der HSPV NRW als Tool, das allen HSPV-Beschäftigten zur Verfügung steht, mit seinen Anwendungsmöglichkeiten auf unterschiedlichen Organisationsebenen in den Fokus gerückt.
Mit Dr. Barbara Jesse, tätig im Arbeitsbereich Qualitätsentwicklung der Stabsstelle Hochschulentwicklung an der Folkwang Universität der Künste in Essen, konnte eine externe Referentin mit langjähriger Erfahrung und umfassender Expertise in den Themenfeldern Hochschulentwicklung sowie Qualität von Studium und Lehre für einen Impulsbeitrag gewonnen werden. Sie beleuchtete das Spannungsfeld zwischen Steuerungsanspruch und Qualitätsentwicklung, in dem sich das Prozessmanagement im speziellen Organisationstypus Hochschule bewegt. Hierbei betonte sie insbesondere den Aspekt der Prozessgestaltung in kollegial geprägten Strukturen: „Menschen zusammenbringen“ – als einen Erfolgsfaktor für ein funktionales Prozessmanagementsystem.
Nach anfänglicher Skepsis dem Prozessmanagement gegenüber, konnte Andreas Goth, Leiter des Dezernats für Organisation und Informationstechnik, als ein großer Unterstützer gewonnen werden. Seine Ausführungen zum typischen Vorbehalt mangelnder zeitlicher Kapazitäten für die Beschäftigung mit dem Thema Prozessmanagement und die anschaulichen Erläuterungen über die in seinem Dezernat wahrgenommenen Effekte durch die Sicht auf Prozesse (auch im Zusammenhang mit den aktuellen Digitalisierungsbestrebungen), verdeutlichten die Vorteile.

Zwei Frauen stehen im Senatssaal, im Hintergrund ist die PowerPoint-Präsentation der Veranstaltung zu sehen. — Kerstin Reinhard (links) und Dr. Barbara Jesse

Seine Überzeugung vom zu erwartenden Nutzen des Prozessmanagements für die Verwaltungseinheiten der HSPV-Studienorte vermittelte Guido Bel den Teilnehmenden in seiner Funktion als Verwaltungsleiter des Studienorts Köln und Koordinator der Verwaltungsleitungen. Für ihn beinhaltet die Analyse und Optimierung von Prozessen nicht zuletzt auch ein erhebliches Potenzial für die Gewährleistung funktionaler Arbeitsabläufe und für ein attraktives Arbeitsumfeld in Zeiten von Fachkräftemangel und Personalfluktuation – nicht nur am Studienort Köln.
Am Beispiel des Anlagenmanagements verdeutlichte Sebastian Schöbel (als Mitarbeiter des Dezernats 22.1 zuständig für diesen Verwaltungsbereich) die anwendungsorientierte Perspektive auf das Prozessmanagement und dessen Potenziale. Er skizzierte in seinem Vortrag die einzelnen Arbeitsschritte des Modellierungsverfahrens, welches in intensiver Zusammenarbeit zwischen dem zuständigen Fachdezernat und dem QM-Team durchgeführt wurde. Bei der differenzierten Betrachtung von Nutzen und Herausforderungen der Prozessaufnahmen, überwog deutlich der Nutzen im Hinblick auf das Wissensmanagement.
KD Stefan Kahl, damaliger Sprecher des Fachbereichs Polizei, brachte seine, auf langjähriger Erfahrung in der Hochschullehre und im Qualitätsmanagement beruhenden Überlegungen und Empfehlungen zur zukünftigen Ausgestaltung des Prozessmanagements ein. Sein Augenmerk lag insbesondere auf den Schnittstellen zwischen der Zentralverwaltung und den Studienortverwaltungen, aber auch auf der Selbstverwaltung des Fachbereichs. Hierbei plädierte er für die Entwicklung eines hochschulweiten Prozessverständnisses und für die Betrachtung von Qualitäts- und Prozessmanagement als Leitungsaufgabe. Ferner analysierte er die Einbeziehung und die Chancen des Prozessmanagements für die Studiengangs-, Fachbereichs- und Hochschulentwicklung.

Ein ganz herzlicher Dank des QM-Teams gilt den Referentinnen und Referenten sowie allen beteiligten Personen, die an der Organisation und Durchführung der Veranstaltung „Prozesse on the Road“ mitgewirkt haben.

Auf Wunsch vieler (Nicht-)Teilnehmenden stellen wir die Nachbereitung auf ILIAS und VIMP zur Verfügung:

Veranstaltungsvideos auf VIMP
Bitte melden Sie sich bei der Videoplattform VIMP mit Ihrer Hochschulkennung an, bevor Sie auf den Link klicken, um direkt zu den Videos zu gelangen. Zudem finden Sie die entsprechenden Videos nach Ihrer Anmeldung auf VIMP links in der Channelleiste unter "Prozesse on the Road".
Nachbereitung auf ILIAS
Bitte melden Sie sich zuerst bei ILIAS an und klicken Sie anschließend auf den Link, um direkt zur Nachbereitung der Veranstaltung zu gelangen.