Prozessportal Qualitätsmanagement

Die Umsetzung des Programms „Digitale Verwaltung NRW“ (DVN NRW) ist im E-Government Gesetz NRW festgelegt und eines der drei Projekttypen ist die Geschäftsprozessoptimierung (GPO), in dem das GPO-Tool „BIC“ integriert ist. Das Ziel der Digitalisierung von Verwaltungsabläufen möchte auch die HSPV NRW weiter umsetzen.

Über das eingeführte Prozessportal BIC Cloud bieten wir allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, sich über bereits definierte und workflowgestützte Arbeitsabläufe zu informieren.
Ein schneller und direkter Zugang zu wichtigen Informationen ist somit möglich. Die gesammelten und grafisch aufbereiteten Prozesse werden in Ablaufdiagrammen dargestellt.
 

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Prozessmanagement mit einem integrierten Prozessportal ist ein lebendiges System und unterliegt einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Anhand von Beobachten und Steuern der Prozesse können Verwaltungsabläufe optimiert, vieles sogar digitalisiert und automatisiert werden.

Nach dem Motto „Plan, Do, Check, Act“ möchten wir alle Beteiligten motivieren, ihre eigenen Arbeitsprozesse zu reflektieren und dabei mitzuwirken, das Prozessportal mitzugestalten. Denn wer könnte einen Prozess besser beschreiben, als die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihn selbst nutzen?

Die Vorteile eines Prozessportals liegen auf der Hand:

• Gesammelte Prozesse und Informationen sind schnell und direkt zugänglich.
• Die eigenen Tätigkeitsfelder (sofern sie beschrieben wurden) stehen jederzeit an zentraler Stelle für eine Einsicht zur Verfügung; dies stellt sicher, dass Abläufe eingehalten werden können.
• Die gesammelten Prozesse sind einheitlich gestaltet, wodurch das Verständnis für den Aufbau und die Abläufe geschaffen wird.
• Die mit den Arbeitsschritten verknüpften aktuellen Vorgaben, Hinweise, Informationen und Formulare (mitgeltende Dokumente) verhindern, dass durch das Vorliegen veralteter Versionen, Arbeitsschritte falsch oder unter Umständen wiederholt durchgeführt werden.
• Mitgeltende Dokumente können sofort aufgerufen werden und müssen nicht erst an einer anderen Stelle gesucht werden; das erspart Zeit (und manchmal auch Nerven).