Einblicke ins ProzessmanagementErfolgreiche Studierendenprojekte
Gelungene Zusammenarbeit von Studierenden, Studienortverwaltungen und dem Prozessmanagement-Team der HSPV NRW
Im Rahmen von praxisbezogenen Studierendenprojekten hatten Studierende der Studienorte Duisburg und Köln von Mitte April bis Mitte Juni 2023 zum ersten Mal die Möglichkeit, aktiv am Prozessmanagement der HSPV NRW mitzuwirken. Dabei erhielten sie auch Einblicke in die derzeitige Struktur und in die Arbeitsabläufe der jeweiligen Studienortverwaltungen.
Ziel war es, Verwaltungsprozesse der einzelnen Arbeitsbereiche an den Studienorten zu dokumentieren, diese gemeinsam zu analysieren und gegebenenfalls Optimierungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Zugleich hatten die Studierenden die Chance, die Prozesse mithilfe der Prozessmanagement-Software BIC Process Design zu modellieren, die aus dem Studienort Münster (BIC VINF) zur Verfügung gestellt werden konnte, um diese später in die Prozesslandschaft des Hochschul-Prozessportals zu übernehmen.
Nach den Kick-Off-Veranstaltungen an den beiden Studienorten (zusammen mit dem im Teildezernat 14.1 integrierten Prozessmanagement der HSPV-Zentralverwaltung), begannen jeweils zehn Studierende nach umfassender Vorbereitung mit den Prozessinterviews der Verwaltungsmitarbeitenden. Für den Projektzeitraum von neun Wochen hatten sie die Möglichkeit, den Verwaltungsbetrieb an ihrem Studienort einmal von „der anderen Seite“ zu betrachten, ebenso die Verbindungen und Abhängigkeiten der einzelnen Organisationseinheiten untereinander sowie Schnittstellen und Zuständigkeiten zu erkennen. Als spannend empfanden die hoch engagierten Studierenden insbesondere den umfänglichen Einblick und das Analysieren der Abläufe durch das Hinterfragen und Einschätzen der einzelnen Prozessschritte und -situationen. So konnten sie selbst nicht nur die zentralen Merkmale, sondern auch Optimierungspotenziale – wie etwa auftretende Medienbrüche – in den Prozessabläufen identifizieren. In einer erarbeiteten Prozesslandkarte wurden die Prozesse von ihnen als Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse eingegliedert.
Alle beteiligten Studierenden konnten ihre Projektarbeit erfolgreich abschließen und nahmen aus den Projekten zudem wertvolle Erkenntnisse zum Nutzen eines gelebten Prozessmanagements für ihre spätere berufliche Tätigkeit mit. Das Bewusstsein für eine umfassende Prozessdokumentation als Möglichkeit für Wissensmanagement, zur Schaffung von Transparenz und von Kommunikationsanlässen sowie als Methode zur Optimierung von Arbeitsabläufen konnte bei den Studierenden erkennbar geschaffen werden.
Die von den Studierenden erarbeiteten Ergebnisse fließen in die Weiterentwicklung des Prozessmanagements an der HSPV NRW mit ein, um so auch die Arbeitsabläufe an den Studienorten fortlaufend zu verbessern. Die an den Studienorten verfolgten Zielsetzungen bestehen zum Beispiel darin, in den kommunikativen Austausch über Arbeitsabläufe mit den dezentralen Studienorten zu gehen, diese gemeinsam zu optimieren und gegebenenfalls zu vereinheitlichen. Dabei unterstützt das Prozessmanagement-Team des Teildezernats 14.1, indem es beratend zur Seite steht, die Organisationsprozesse abbildet und in das hochschuleigene Prozessportal integriert, auf das alle Verwaltungsmitarbeitenden und hauptamtlich Lehrenden zugreifen können.
Die berichteten Beispiele machen deutlich, dass Studierendenprojekte wertvolle und nachhaltige Beiträge zur Organisationsentwicklung leisten können, wenn sie zielorientiert, in konstruktiver Zusammenarbeit und in wertschätzender Atmosphäre zwischen den beteiligten Akteuren umgesetzt werden.
