Evaluation: Befragungssoftware EvaSys

Nutzung der Befragungssoftware EvaSys Forschungs- und Lehrelizenzen

Die Forschungs- und Lehrelizenzen ermöglichen die Verwendung des webbasierten Evaluationssystems EvaSys zur Durchführung von Befragungen innerhalb des Regelbetriebs der Hochschule, beispielsweise im Rahmen von Lehre, Forschungs- und Drittmittelprojekten sowie studentischen wissenschaftlichen Arbeiten (vor allem Projektarbeiten, Thesisarbeiten). Innerhalb dieses Rahmens sind alle Hochschulangehörigen (Studierende, nebenamtlich und hauptamtlich Lehrende sowie Verwaltungsmitarbeitende) zur Nutzung von EvaSys berechtigt.

Die Befragungen erfolgen in einer anwendungs- und zugangsgesicherten Umgebung, in welcher Fragebögen erstellt, Onlinebefragungen eingerichtet und nach Beendigung der Befragung automatisierte Datenauswertungen abgerufen werden können.

Wenn Sie EvaSys nutzen möchten, können Sie dies gerne bei uns beantragen. Hierfür sind nachfolgende Schritte notwendig:

1. Einreichen des Forschungsformulars

Bitte füllen Sie das Antragsformular vollständig aus und bestätigen Ihre Zustimmung zur allgemeinen Nutzungsvereinbarung. Wichtig hierbei ist, dass Sie die Nutzungsvereinbarung vor Ihrer Zustimmung sorgfältig lesen. Diese enthalten nicht nur Ihre Rechte und Pflichten als Nutzerin oder Nutzer, sondern auch grundsätzliche Hinweise zum Datenschutz. Die Datenschutzerklärung zur Nutzung der Evaluations- und Umfragesoftware EvaSys an der HSPV NRW informiert Sie als aktive Nutzerin beziehungsweise Nutzer der Evaluations- und Umfragesoftware EvaSys an der HSPV NRW zudem ausführlich über die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb des Systems.

Übersenden Sie das ausgefüllte Forschungsformular anschließend an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Teildezernat 14.1 (evaluation(at)hspv.nrw.de). Sie erhalten in aller Regel innerhalb von sieben Tagen eine Rückmeldung zur Vollständigkeit des Antrags.

2. Einholung der datenschutzrechtlichen Freigabe

Nach Bestätigung der Vollständigkeit Ihres Antrags müssen Sie eine datenschutzrechtliche Freigabe der beziehungsweise des Datenschutzbeauftragten der HSPV NRW beantragen. Zur Unterstützung hat die Datenschutzstelle eine Checkliste mit für Umfragen relevanten datenschutzrechtlichen Aspekten erstellt. Nach Übersendung Ihres Umfragekatalogs an die Datenschutzstelle erhalten Sie in der Regel innerhalb von 14 Tagen eine Rückmeldung. Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Befragungsplanung, dass die beziehungsweise der Datenschutzbeauftragte gegebenenfalls Anpassungserfordernisse (zum Beispiel Überarbeitung des verwendeten Fragebogens) in Bezug auf Ihr methodisches Vorgehen formuliert!

3. Freischaltung und Erhalt der Nutzungsdaten

Sobald dem Teildezernat 14.1 die datenschutzrechtliche Freigabe von der beziehungsweise dem Datenschutzbeauftragten mitgeteilt worden ist, wird ein EvaSys-Zugang für Sie eingerichtet. Sie erhalten die entsprechenden Zugangsdaten sowie eine Kurzanleitung zu den Kernfunktionen von EvaSys in der Regel innerhalb von drei Werktagen.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: evaluation(at)hspv.nrw.de

Weiterleitung von Befragungseinladungen

Wie in Paragraph 7 Abs. 2 der Nutzungsvereinbarung beschrieben wird, kann bei der Nutzung von EvaSys die Einladung zu Ihrer Umfrage nach vorheriger Absprache durch das Teildezernat 14.1 an eine geeignete Stichprobe der Zielgruppe(n) weitergeleitet werden. Die Weiterleitung von Einladungen bei Befragungen, die nicht mit EvaSys, sondern mittels anderer Software erstellt wurden, ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich.